• (057-1) 2975277 - 7568438
  • contactenos@scholarium.biz

Business Process Management



1. Justificación de Business Process Management (BPM)

En términos generales puede decirse que cuando nos encontramos con las siguientes situaciones de la vida real se hace necesario un proyecto de BPM:

1. Los procesos existentes y actuales deben ser rediseñados y/o mejorados en su rendimiento con apoyo de tecnología.

2. Levantar y documentar procesos actuales, con la finalidad de automatizarlos u otros fines como por ejemplo preparar una certificación de ISO 9000.

3. Introducir un nuevo proceso en la organización.

4. Nuestra propuesta de trabajo

Para poder garantizar unos óptimos resultados de un proyecto de Business Process Management (BPM), Scholarium SAS lleva a cabo las siguientes fases:

a. Levantamiento del Proceso

En primer lugar se debe recoger la información sobre cómo está organizado el flujo de trabajo. Esto se realiza con la ayuda de técnicas de moderación, talleres, entrevistas, recolección de documentación, etc. Para esto en el proceso a levantar se debe:

i. Delimitar claramente de procesos anteriores o posteriores

ii. Describir los servicios que produce para los clientes y qué prioridad tiene desde el punto de vista de los objetivos empresariales

iii. Representar tanto el flujo de trabajo como Ios roles que intervienen en cada uno de los pasos, los recursos que se utilizan y los sistemas de información que lo apoyan

b. Documentación del Proceso

El conocimiento adquirido en la etapa de levantamiento se documenta en un modelo de procesos que refleja la situación actual. La documentación resultante comprende los diagramas de los flujos, fichas de descripción, políticas de negocio y procedimientos que se utilizan para ejecutar el trabajo.

c. Análisis de mejora

Teniendo como base la documentación del proceso en su estado actual “AS IS”, se plantearán una serie de posibles escenarios que permitan definir un modelo esperado o como debe ser “TO BE”

d. Implementación del Proceso

Abarca la puesta en marcha del modelo técnico por medio de un Process Engine o una Suite de BPM (en inglés: Business Process Management Suite, BPMS). El resultado final de la implementación técnica del proceso en la situación actual (As is) automatizado y documentado, corresponde con el modelo de proceso deseado (To be).

ciclo_de_bpm_scholarium

Figura 1

Los dos modelos (figura 1 y 2) se diferencian en que el primer modelo (figura 1) separa la fase de “Diseño as is” (situación actual) cuando se implementa técnicamente por primera vez un proceso existente y cuando se toma la decisión de implementarlo sin incorporación de mejoras. El otro modelo (figura 2) pasa siempre por una análisis de mejora, a pesar de que posterior al análisis se tome la decisión de no incorporar ninguna mejora.

organizacion_ciclo_de_bpm_scholarium

Figura 2

e. ProcessMaker

Como un Process Engine o Suite de BPM proponemos “PROCESSMAKER” (www.processmaker.com ), que es una solución de software de flujos de trabajo, de código abierto simple y rentable. También conocido como Gestor de procesos empresariales (BPM), ProcessMaker ayuda a las organizaciones de todos los tamaños para diseñar fácilmente, automatizar e implementar procesos de negocio.

La caja de herramientas ProcessMaker permite a los usuarios de negocio crear formas y mapas de flujos de trabajo completamente funcionales. El software está completamente basado en web, lo que facilita la coordinación del flujo de trabajo entre los usuarios, departamentos y organizaciones. Como una aplicación de SOA (Arquitectura Orientada a Servicios) de gran alcance, ProcessMaker puede interconectarse con sistemas que incluyen la gestión de documentos, ERP, CRM y aplicaciones de inteligencia empresarial.

Los analistas de negocio y expertos en la materia aman ProcessMaker, porque pueden hacer más y mejorar la comunicación con sus equipos técnicos. Los administradores del sistema lo eligen, porque no tienen que escribir mucho código. Los usuarios finales lo prefieren porque es su uso es muy simple.

ProcessMaker es ligero, extremadamente eficiente, e implica los gastos generales más bajos de cualquier BPM en la industria. Los clientes empresariales de ProcessMaker disfrutan de un pleno apoyo, la suite BPM es de calidad superior con los beneficios añadidos de código abierto. Tenemos clientes en los 5 continentes, en 15 idiomas diferentes y de una variedad de industrias, incluyendo finanzas, telecomunicaciones, y gubernamentales que usan el software ProcessMaker para sus flujos de trabajo.

I. Características principales de ProcessMaker

Los usuarios del negocio pueden completar fácilmente procesos basados en formulario mediante notificaciones automatizadas y una interfaz basada en la web. Cualquier usuario puede automatizar un proceso con workflows que tienen opciones de “arrastrar y soltar” y con configuraciones apuntar y hacer clic.

diseador_flujograma_bpm_scholarium1. Diseñador del flujograma del proceso
Los encargados y técnicos del negocio pueden crear flujos de trabajo automatizados basados en la web con interface arrastrar y soltar. Los usuarios del negocio pueden completar los procesos basados en formularios a través de notificaciones automatizadas y una interfaz basada en la web. Cualquier usuario puede automatizar un proceso con flujos de trabajo automatizados “arrastrar y soltar y configuraciones “apuntar y hacer click”.

 

 

diseador_dynaform_bpm_scholarium2. Diseñador de Dynaform
Diseñe formularios finales para todos los procesos de su organización. “Arrastre y suelte”, interface indica entradas válidas, de esta manera los usuarios pueden crear formularios fácilmente.

 

 

 

reglas_y_logica_de_negocio_bpm_scholarium3. Reglas y Lógica de Negocio
Cree y desarrolle fácilmente reglas de negocio para controlar su proceso. Con el editor “apuntar y hacer click” los administradores con pocas o sin habilidades de programación pueden controlar datos que diferentes usuarios o usuarios en diferentes situaciones pueden ingresar en el mismo dynaform. Con un asistente trigger, más usuarios técnicos pueden programar workflows mas sofisticados que determinan el próximo paso en un proceso (por ejemplo, la manera como una solicitud es aprobada o denegada).

 

facil_remplazo_logo_bpm_scholarium4. Fácil remplazo del logo
Personalice su espacio de trabajo en ProcessMaker con un logo de la compañía o negocio. Solamente cargue un archivo de imagen.

 

 

 

dynaforms_scholarium5. Dynaforms
Los usuarios del negocio pueden completar fácilmente sus tareas de workflows a través de una interface basada en la web completando formularios que sugieren entradas válidas y permitiendo que los documentos sean adjuntados.

 

 

 

bandeja_entrada_solicitudes_bpm_scholarium6. Bandeja de entrada de solicitudes
Los usuarios pueden rastrear el progreso de las peticiones o casos que ellos han iniciado y que requieren de su ingreso. Los supervisores pueden ver casos que requieren revisión o requieren reasignación.

 

 

 

input_and_output_documents_bpm_scholarium7. Input and Output Documents (Documentos de entrada y salida)
Los gerentes del negocio pueden crear y generar recibos y confirmaciones electrónicas o en papel, cuando el proceso así lo requiere, para almacenar fuera del entorno de ProcessMaker. También pueden adjuntar archivos externos (capturas de pantalla, documentos Word, etc.), según lo requiere el proceso.

 

 

grupos_ad_hoc_bpm_scholarium8. Grupos Ad Hoc
Las excepciones para procedimientos establecidos pueden romper con un proceso. Cuando un paso del proceso necesita ser completado por un usuario externo en un proceso en particular, el usuario del negocio puede crear un grupo o usuario ad hoc para completar el paso y controlar la excepción.

 

 

personalizacion_de_calendarios_multiples_bpm_scholarium9. Calendario
El calendario señala los días de trabajo, días laborables y días festivos, de modo que el tiempo y la duración se pueda calcular con mayor precisión para el modelado y asignación de recursos.

 

 

 

II. Características de la Edición Enterprise

La Edición Enterprise añade inteligencia de negocios (BI), sincronización LDAP, y otras características de gran escala para aplicaciones de misión crítica.

ldap_avanzado_bpm_scholarium1. LDAP avanzado y sincronización del directorio (Advanced LDAP and Directory Synchronization)
Apuntar y hacer click para importar usuarios almacenados en un directorio LDAP desde una unidad organizacional base. Usado en procesos para determinar quien es supervisor, a que departamento pertenece, que tareas realiza, como ser aprobaciones que son automáticamente dirigidas y asignadas de acuerdo a la estructura organizacional, lo cual puede ser sincronizado con el servidor LDAP.
La Edición Enterprise añade Inteligencia de Negocios (BI), sincronización LDAP, y otras características de gran escala para aplicaciones de misión crítica.

 

personalizacion_de_calendarios_multiples_bpm_scholarium2. Personalización de calendarios múltiples
Días de trabajo y horas laborales pueden ser especificados en calendarios múltiples para cada persona, tarea, proceso y el espacio de trabajo. Permite información precisa para el modelado y asignación más exacta de recursos en función del tiempo.

 

 

espacio_de_trabajo_bpm_scholarium3. Multi-tenencia de un workspace (espacio de trabajo)
Útil para organizaciones que suministran servicios en línea (hosted) para procesos de administración de negocios. Desde la misma interfaz los administradores pueden activar o desactivar un workspace, ver procesos y casos en los diferentes workspaces, y crear fácilmente nuevos workspaces. Versiones anteriores de un workspace pueden ser recuperados o exportados.

 

informes_pentaho_bpm_scholarium4. Informes Pentaho (Pentaho Reports)
En la edición Enterprise los reportes Pentaho de inteligencia de negocios pueden ser vistos desde la interfaz de ProcessMaker. Los reportes pueden llevar la cuenta del número de casos abiertos, cerrados y pendientes. Estos reportes pueden ser exportados a Excel o impresos. Los encargados del negocio pueden examinar los datos y crear reportes ad hoc para un proceso especifico. Por ejemplo, para fines de auditoria un reporte de gastos puede dar una idea de lo que los empleados están gastando. Los gráficos pueden ser trazados para observar las tendencias.

 

firmas_digitales_bpm_scholarium5. Firmas Digitales con E-Lock mobiSigner
MobiSigner E-Lock para ProcessMaker es una solución conjunta integrada que permite a los usuarios autenticarse en forma segura para realizar las transacciones, formularios y archivos PDF dentro de un flujo de trabajo de ProcessMaker. Los datos pueden ser firmados tanto en un formulario web y/o en un archivo PDF y su autenticidad e integridad puede ser verificada en cualquier momento. Usar formularios y PDFs firmados digitalmente le proporciona la seguridad necesaria para garantizar que los usuarios están realmente firmando y autorizando.


Our Clients
OMNIA DIAZ DE SANTOS PFIZER QUINTERO Y QUINTERO ROCHE STENDHAL TRACTMANAGER TALENTOS Y ESTRATEGIA EL TOMATICO