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AODocs Gestión Documental



 


El único sistema de gestión documental completamente integrado con Google Apps

AODocs  - Scholarium aodocs_shades

AODocs, una aplicación para la gestión documental y la administración de carpetas compartidas de Google Drive, 100% integrada con Google Apps; desarrollada como una extensión natural de las características estándar de Google Apps, AODocs ayuda a organizar mejor, aprovechar y proteger el contenido de la empresa por medio de un sistema flexible de metadatos, la automatización de la seguridad de los documentos, y un motor de flujo de trabajo avanzado.

Utilice AODocs para construir un sistema altamente eficiente para gestionar todos sus documentos al menor costo posible.

altirnao_faviconAODocs Permite:
  • Organizar los documentos empresariales: Optimice el tiempo en busca de documentos! AODocs hace que sea fácil organizar el contenido de la empresa y proporciona funciones de búsqueda avanzada, completamente integrado conGoogle Apps.
  • Administrar la seguridad y permisos de los documentos dentro de un ambiente de usuarios empresariales
  • Configurar y poner en marcha flujos de trabajo ajustados a los procesos de negocios


Características principales:

    • AODocs un sistema de gestión documental 100% integrado con Google Apps
    • Sistema de metadatos flexible: permite añadir cualquier tipo de campo de metadatos en el Google Docs (texto, numérico, fecha, persona, categorías planas o jerárquicas, …)
    • Vistas de documentos con columnas configurables.
    • Publicación de las listas de documentos en Google Sites
    • Búsqueda avanzada: encontrar sus documentos con mayor facilidad mediante la búsqueda por metadatos, palabras clave y categorías
    • Control de versiones de documentos
    • La seguridad basada en reglas: automatizar los permisos de uso compartido de documentos con las políticas de seguridad de flujo de trabajo de AODocs
    • Motor de flujo de trabajo avanzado: vincular los documentos con los procesos de negocio
    • Copias de seguridad automáticas
    • Registro de auditoría de todas las operaciones realizadas por los usuarios (configuración, visualización de documentos, actualizaciones de documentos, …

Utilice AODocs para:

  • Administrar documentos
    • Organizar documentos por proyecto o cliente
    • Conceder permisos de usuario para la lectura y/o edición
    • Crear alertas de usuario para eventos, incluyendo cuando se crean nuevos documentos, cuando de beben revisar los documentos, para que los documentos sean aprobados, etc.
    • Buscar archivos y documentos más rápido con la función de búsqueda integrada.
  • Automatizar los procesos de negocio
    • El sistema de gestión documental AODocs se puede utilizar para automatizar los procesos de negocio, incluyendo todos los pasos desde la creación hasta la firma final de un CEO.
    • Utilice AODocs para asegurar que su proceso automatizado se ha completado.
    • AODocs le ayuda a definir los procesos de negocio e incluso manipularlos sin imprimir una página.
  • Replantear rápidamente los procesos de negocio
    • Encuentre los puntos críticos en sus procesos de negocio que permitan optimizar el proceso.
    • Cuando los procesos cambien, puede reflejarlo con unos pocos clics del ratón.
  • Prevenir la pérdida de datos
    • De acuerdo con Gartner Inc. el 32% de la pérdida de datos es causada por un error humano. El sistema de gestión documental AODocs completamente integrado con Google Apps, hace que sea fácil implementar los pasos necesarios para controlar la pérdida de datos. Con AODocs los administradores de sistemas pueden definir reglas globales para automatizar los procedimientos de seguridad de archivos. También pueden definir permisos, incluyendo la modificación o eliminación de archivos
    • Con el sistema de gestión documental AODocs 100% integrado con Google Apps, incluso los archivos eliminados no se borran definitivamente por el sistema. Si se producen problemas, podrán ser restaurados por un usuario con los permisos adecuados. Todos los archivos son propiedad de una cuenta única del sistema, para evitar la pérdida o robo de datos que puedan resultar de la rotación de personal.

Organice Contenidos

La mayoría de las organizaciones no tienen en cuenta el costo implícito del manejo de los archivos y los documentos. En un estudio publicado en 2.004 por Coopers & Lybrand, se evidenció que una organización típica aumenta su base de almacenamiento de papel 25% por año. Con este crecimiento, su almacenamiento de papel se duplicará cada tres años. El papel no es gratuito!

Considere las siguientes estadísticas del mismo estudio:

  • 90% de los documentos que se consultan a diario se manejan sin ningún tipo de gestión adecuada.
  • 70% del tiempo de los trabajadores de oficina se dedica a procesar documentos.
  • 15% de todos los documentos son mal archivados.
  • 30% de los documentos de uso diario contienen información obsoleta.
  • 50% del tiempo de trabajo de un empleado está dedicado a la búsqueda de información.
  • 40% del tiempo de un trabajador se emplea en la búsqueda de documentos mal archivados, fuera de lugar, o extraviados.

Por otra parte, ¿realmente se cumplen las políticas empresariales relacionadas con el manejo y seguridad de los documentos?

Traducido al costo en dólares, el estudio de Coopers & Lybrand reportó:

  • Las empresas en los Estados Unidos gastan USD$ 20 en costos laborales por cada documento elaborado.
  • Se gastan USD$ 120 en mano de obra para encontrar un documento mal archivado
  • 15% de todos los documentos están mal archivado o fuera de lugar en un momento dado.
  • Cuesta USD$ 220 reproducir un documento perdido
  • Las estadísticas muestran que el 7,5% de todos los documentos se han perdido.

aodocs_icon_128x128AODocs ofrece una solución que organiza los contenidos documentales empresariales

Home Page de la Biblioteca AODocs
Home page biblioteca con pasos de flujo de trabajoCada Biblioteca de AODocs ofrece una página inicial con un resumen (personalizable) del contenido de la biblioteca, el estado del flujo de trabajo en que se encuentra cada documento y un listado de las últimas actividades realizadas.

 

 

 

 

 

Vistas de Documentos Configurables

Vistas configurables AODocs ScholariumEl sistema de gestión documental AODocs ofrece un sistema flexible y configurable completamente integrado con Google Apps, para visualizar los documentos. Permite organizar, mostrar y navegar por los documentos de la manera que se desee. Se pueden definir tantos vistas diferentes como sea necesario; cada una con su conjunto específico de columnas, filtros de búsqueda, orden de clasificación, etc.

 

 

 

 

Búsquedas Avanzadas

Busquedas avanzadas AODocs ScholariumAODocs ayuda a encontrar la información que necesita con potentes opciones de búsqueda: búsqueda por palabra clave, búsqueda por metadatos, búsqueda en archivos adjuntos … o todo lo anterior combinado.

 

 

 

 

 

Vea sus archivos en Google Drive

AODocs y Google Drive ScholariumLa gestión de archivos a través del sistema de gestión documental AODocs completamente integrado con Google Apps, se puede acceder desde la interfaz de Google Drivedirectamente.
Simplemente haga clic en el icono de Google Drive en la barra de herramientas de AODocs y la biblioteca AODocs se añadirán a tu Google Drive!

 

 

 

 

Integración con Google Sites

Integracion AODocs Google Sites scholariumLas vistas de AODocs se pueden integrar fácilmente dentro de páginas de Google Sites para crear sitios avanzados en intranets corporativas.

 

 

 

 

 

 

Procesos de Negocios (WORKFLOW)

Implemente Procesos de Negocios en Google Apps, a través del poderoso y sencillo motor de Flujos de Trabajo (Workflow Engine) de AODocs, el sistema de gestión documental 100% integrado con Google Apps

Con unos pocos clics, usted puede configurar cualquier tipo de flujo de trabajo para automatizar el procesamiento de sus documentos.

¿Por qué AODocs?
  • Reemplace los procesos poco fiables basados en el correo electrónico por flujos de trabajo fáciles de configurar y usar; robustos y automatizados.
  • Capture, organice y archive todos los documentos generados durante el proceso de trabajo.
  • Busque y vuelva a utilizar los documentos existentes: presentaciones, propuestas, contratos, informes, etc.
  • Controle los permisos de uso compartido de documentos con reglas automatizadas.

Editor Gráfico de Flujos de Trabajo

workflow editor AODocs ScholariumLos flujos de trabajo complejos se pueden configurar con solo unos pocos clics a través del editor gráfico de AODocs, el sistema de gestión documental completamente integrado con Google Apps.

 

 

 

 

 

Notificaciones del flujo de trabajo a través del Email

Workflow notification AODocs ScholariumAODocs envía mensajes de notificación (Configurables y personalizables) a los usuarios que necesitan para llevar a cabo una acción del flujo de trabajo en un documento.

 

Integración con Google Drive

Ejemplo Boton flujo de trabajo AODocs ScholariumLos archivos del flujo de trabajo se pueden ver directamente en la interfaz de AODocs con un simple clic sobre el botón de flujo de trabajo que se encuentra en el menú se despliegan las acciones posibles para el usuario teniendo en cuenta los permisos con los que cuenta el usuario.

 

 

 

 

 

Permisos sobre los documentos con base en el flujo de trabajo

permisos del flujo de trabajo AODocs ScholariumLos permisos sobre los documentos se pueden configurar de manera automática a través del motor de flujo de trabajo de AODocs, con base en el estado actual del documento en el flujo de trabajo.

 

 

 

 

 

 

Que no se pierdan documentos accidentalmente

La pérdida de datos en la nube

La infraestructura de Google Apps es muy confiable, pero no se puede proteger contra los errores humanos. Las investigaciones muestran que más del 60% de las pérdidas de datos en Google Apps son causadas directamente por un error del usuario. La pérdida de datos puede poner en riesgo la empresa cuando los archivos afectados son documentos importantes; como contratos, documentos de proyectos o archivos sujetos a regulación.

En el caso de Google Drive, los errores más comunes son:

error en la nube AODocs Scholarium

  • Eliminación accidental de archivos compartidos, haciendo que los demás usuarios pierdan el acceso al expediente.
  • Colocar mal o nombrar mal los archivos, de modo tal que otros usuarios demás no los puedan encontrar.
  • Al arrastrar un archivo de una carpeta compartida a “My Drive”, se eliminan todos los permisos de uso compartido del archivo (desafortunadamente, no todos los usuarios pueden entender la diferencia entre “arrastrar un archivo a My Drive” y ” Agregar a My Drive”.
¿Cómo Funciona?
  • El sistema de gestión documental AODocs completamente integrado con Google Apps, crea una “zona controlada” en Google Drive, para todos los archivos de AODocs, esta zona controlada pertenece a una única cuenta de Google Apps llamada la cuenta del “sistema”, que no está asignada a ningún usuario humano.
  • Los usuarios en el dominio de Google Apps continúan viendo sus propios archivos.

AODocs Google Drive Scholarium

  • Alice y Bob pueden mover en cualquier momento uno de sus archivos a la “zona controlada” adjuntándolo a un documento AODocs. Cuando se adjunta el archivo, la propiedad se transfiere a la cuenta de AODocs, y pasa a ser controlado por el sistema. Alice y Bob pueden ver y editar los archivos AODocs igual que lo hacen con los archivos regulares de Google Drive, pero no pueden eliminar o modificar los permisos sin usar la interfaz AODocs.

 

 

La apropiada gestión de archivos de Google Drive por medio del sistema de gestión documental AODocs, reduce drásticamente el riesgo de perder accidentalmente información:

  • Todos los archivos AODocs son propiedad de una sola cuenta, no de una persona: esta cuenta no se cerrará o inhabilitará (a diferencia de una de una persona que puede ser cerrada cuando la persona sale de la empresa, por ejemplo)
  • AODocs proporciona derechos de acceso de una manera muy específica: los usuarios pueden tener el derecho de modificar un documento, sin tener el derecho a eliminar, o sin tener el derecho de modificar permisos de uso compartido.
  • Todas las acciones realizadas por un usuario tales como abrir un documento, editarlo o eliminarlo; se registran en el registro de auditoría (Audit log).
  • AODocs el sistema de gestión documental 100% integrado con Google Apps, asocia cada archivo con unos metadatos tales como la carpeta, la descripción y todos aquellos campos definidos por el usuario; estos metadatos se almacenan fuera de Google Drive, y no se ven afectados cuando los usuarios mueven el archivo a su carpeta “My Drive”

Seguridad de Documentos

Mejore el perfil de seguridad de los documentos con AODocs, un sistema de gestión documental completamente integrado con Google Apps.

Un solo propietario
Archivos de AODocs en Google Drive Scholarium
Todos los archivos gestionados por el gestor documental AODocs pertenecen a una misma cuenta o usuario del dominio con Google Apps. Esto permite a los administradores gestionar de forma centralizada la cuota de almacenamiento deGoogle Drive asignada a AODocs y así evitar que los usuarios finales puedan eliminar archivos accidentalmente.

 

Unos niveles de seguridad muy detallados
Permisos de documentos AODocs ScholariumEl sistema de gestión documental integrado con Google Apps AODocs, le permite controlar por separado quién puede eliminar archivos; editar los permisos de archivos y editar el contenido del archivo.

 

 

 

 

 

Restricciones para usuarios externos al dominio

Compartir con externos AODocs ScholariumLos administradores pueden definir una lista blanca o lista de “confianza” con usuarios externos, grupos o dominios con quienes se pueden compartir los documentos.

 

 

Registro de Auditoría (Audit Log)

Audit log AODocs ScholariumAODocs realiza un seguimiento de todas las acciones del usuario en un registro de auditoría completo

 

 

 

 

 

Administre documentos en Google Apps

Desde su concepción, el sistema de gestión documental AODocs fue diseñado para funcionar como una extensión natural de Google Apps, que proporciona las funciones necesarias para administrar su contenido sin perder ninguna de fantásticas características que llevaron a Google Apps al primer lugar.
Integración con Google Drive

ADMINISTRE DOCUMENTOS EN GOOGLE APPS

AODocs aprovecha la API de Google Drive para almacenar los archivos adjuntos a las bibliotecas de documentos:
    • Los permisos de Google DriveAODocs.
  • Los archivos adjuntos se pueden ver en cualquier lugar, en cualquier dispositivo, con el visualizador de archivos incorporado en Google.
  • Los archivos adjuntos de AODocs pueden estar disponibles sin conexión, a través del cliente de Google Drive.

 

Interfaz de usuario
La sencillez de la interfaz de usuario es uno de los principales puntos fuertes de Google Apps. AODocs está estrechamente integrado con la suite Google Apps y permite a los usuarios interactuar con los documentos de AODocs sin salir de sus herramientas favoritas:
  • Cree documentos mediante el envío de un correo electrónico a la biblioteca del sistema de gestión documental AODocs.
  • Realice acciones de flujo de trabajo directamente desde la interfaz de usuario deGMail.
  • Adjunte archivos con un solo clic desde la interfaz de Google Drive.
  • Muestre los contenidos o documentos de AODocs desde sitios de Google Sites.

Intranets Corporativas

Con solo un clic el sistema de gestión documental AODocs ofrece la integración con sitios de Google Sites con la seguridad de publicar la información correcta para las personas adecuadas y en el momento adecuado en la Intranet.
Integración con sitios de Google Sites

INTEGRACIÓN CON GOOGLE SITES (INTRANETS)

El contenido de AODocs se puede incorporar fácilmente en paginas de Google Sites.
El sistema de gestión documental AODocs incluye un sistema de vistas flexible que permite configurar lo que se desea mostrar en cada sitio.
El Motor de Flujos de Trabajo (Workflow Engine) del sistema de gestión documental AODocs le puede ayudar a controlar como se deben publicar los contenidos en su Intranet:
  • Las aprobaciones pueden ser definidas con base en usuarios individuales o grupos de personas (en paralelo o en secuencia).
  • Información detallada sobre el ciclo de vida de cada documento.
  • Los derechos de acceso a un documento se pueden controlar a través del flujo de trabajo de manera que se pueda definir cuando un documento se hace visible a los usuarios.
  • Transiciones con base en el tiempo, para controlar la fecha de publicación y la obsolescencia de un documento.

Más allá de Google Drive

Además de la gestión de archivos de Google Drive, el sistema de gestión documental AODocs proporciona una serie de funciones avanzadas, como por ejemplo:


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